Von Judith: Wie formuliere ich eine gelungene Abwesenheitsnotiz?

Tipps und Tricks rund um deine perfekte Abwesenheitsbenachrichtigung

Endlich Urlaub! Nur noch schnell die Abwesenheitsnotiz formulieren, den Schreibtisch aufräumen und dann nichts wie raus aus dem Büro. Nicht selten werden automatische E-Mail-Antworten auf den letzten Drücker eingerichtet. Manch einer scheint sich dabei schon gedanklich in den Urlaub verabschiedet zu haben.

Ohne lange darüber nachzudenken, welcher Ton und welche Form angemessen und welche Infos wichtig sind, wird die Abwesenheitsbenachrichtigung zwischen Tür und Angel geschrieben. Hauptsache der Empfänger weiß, dass er nicht so schnell mit einer Antwort von dir rechnen kann. Doch ist das auch klug?

Warum Abwesenheitsnotizen wichtig sind

Die Abwesenheitsnotiz ist wichtiger, als du vielleicht denkst. Durch sie wird der Absender umgehend über deine Abwesenheit informiert und muss so nicht vergeblich auf eine zeitnahe Beantwortung seiner Mail warten. Hast du keine automatische Abwesenheitsbenachrichtigung eingestellt, dann könnte der Absender enttäuscht oder verärgert sein, weil du vermeintlich seine E-Mail ignorierst und ihn auf eine Antwort warten lässt. Eine automatische Abwesenheitsnotiz hat somit zum Beispiel großen Einfluss darauf, wie gut sich Kunden bei dir aufgehoben fühlen.

Diese Informationen muss jede gelungene Abwesenheitsnotiz beinhalten

Häufig werden Abwesenheitsbenachrichtigungen mehr oder weniger unüberlegt erstellt. Du teilst nur mit, dass du gerade leider nicht erreichbar ist. Aber hilft das jemandem weiter, der dringend eine Information von dir braucht? Wohl kaum!

Zu einer gelungenen Out-of-Office-Message gehören deshalb immer folgende Informationen:

1. Betreff

Der Empfänger muss anhand der Betreffzeile leicht erkennen können, worum es geht. Als Betreff solltest du deshalb „Abwesenheitsnotiz“ oder etwas ähnliches wählen.

2. Zeitraum angeben

Sage in deiner Nachricht ganz deutlich, von wann bis wann du deine E-Mails nicht liest und ab wann du sie wieder bearbeitest. Falls du vorhast, deine Mails sporadisch während des Urlaubs abzurufen, dann solltest du das nicht in deine Abwesenheitsnotiz schreiben. Denn dann erwartet der Empfänger eine Antwort, die unter Umständen längere Zeit auf sich warten lässt.

3. Weiterleitung oder nicht?

Was passiert mit den Mails während deiner Abwesenheit? Bleiben sie liegen oder werden sie automatisch an deine Vertretung weitergeleitet? Wenn du schreibst, dass keine Weiterleitung erfolgt, dann weiß der Empfänger, dass er sich für dringende Angelegenheiten an eine andere Stelle wenden muss.

4. Vertretung nennen

Wenn du eine Vertretung für die Urlaubszeit hast, dann gebe in deiner Benachrichtigung die entsprechenden Kontaktdaten an – dazu gehören der Name deiner Vertretung, eventuell die Funktion im Unternehmen sowie Mailanschrift und Telefonnummer. Wenn dich verschiedene Ansprechpartner vertreten, dann solltest du selbstverständlich noch nennen, wer für welches Anliegen zuständig ist.

Die perfekte Form für deine Abwesenheitsnotiz – es kommt nicht nur auf den Inhalt an!

Bei einer gelungenen Abwesenheitsnotiz kommt es nicht nur auf den Inhalt, sondern auch den richtigen Ton an. Bei der Erstellung solltest du stets im Hinterkopf behalten, wer deine automatische Antwort liest.

Geht deine E-Mail nur an Kollegen, dann muss sie selbstverständlich weniger förmlich sein. Hast du jedoch über deine E-Mail-Adresse auch Kundenkontakt, dann muss die Abwesenheitsbenachrichtigung genauso höflich und sachlich sein wie jede andere geschäftliche E-Mail auch. Je unterschiedlicher die möglichen Empfänger deiner Nachricht sind, desto allgemeiner solltest du deine Mail formulieren, um auf der sicheren Seite zu sein. Folgende formalen Punkte musst du bei der Erstellung beachten:

Anrede
Beginne deine Abwesenheitsnotiz mit einer freundlichen Begrüßung. Da du nicht weißt, wer dir eine Mail während deiner Abwesenheit schickt, sollte die Anrede so gewählt werden, dass sich jeder Empfänger gleichermaßen angesprochen fühlt. So ist zum Beispiel „Sehr geehrte Damen und Herren“ in vielen Fällen eine gute Wahl.

Dank
Direkt nach der Anrede kannst du die Möglichkeit nutzen und dich zunächst für die Nachricht bedanken. Dafür reicht ein kurzer Satz aus. Im Anschluss folgen dann alle wichtigen Informationen zu deiner Abwesenheit.

Grußformel
Wie jede andere geschäftliche Mail solltest du natürlich auch deine Abwesenheitsnotiz mit einer Grußformel beenden. Zuvor kannst du dich noch für die Geduld oder das Verständnis des Empfängers bedanken.

Internationalität

Wenn du mit Kunden oder Kollegen aus dem Ausland zusammenarbeitest, dann solltest du nicht vergessen, deine Abwesenheitsnotiz auch auf Englisch beziehungsweise eurer Konversationssprache zu verfassen.

Die 5 größten Fehler bei Abwesenheitsnotizen

Egal, ob deine Abwesenheitsbenachrichtigung voller Fehler oder der Inhalt unangemessen ist – dir sollte klar sein, dass so etwas keinen guten Eindruck macht. Nimm dir also besser ein wenig Zeit, um einen aussagekräftigen Text zu formulieren. Dabei solltest du die folgenden typischen Fehler vermeiden:

1. Die Höflichkeit ist schon im Urlaub

„Ich bin dann mal weg.“ Wenn deine Abwesenheitsnotiz so oder so ähnlich lautet, dann musst du dich nicht wundern, wenn du damit Kunden und Kollegen verärgerst. So eine automatische Antwort hinterlässt einen „Mir ist alles egal“-Eindruck und ist ein absolutes No-Go.

2. Kontaktdaten für Notfälle angeben

Du hast dir deinen Urlaub redlich verdient – nutze die Zeit, um mal wirklich abzuschalten! Wir raten dir deshalb auch, unter keinen Umständen deine Kontaktdaten (wie zum Beispiel deine private Handynummer) in deiner Abwesenheitsnotiz anzugeben. Wenn du Personen hast, für die du unbedingt im Urlaub erreichbar sein musst, dann sende ihnen deine Kontaktdaten direkt zu. Versuche aber, diesen Personenkreis möglichst klein zu halten.

3. Urlaubsdetails nennen

Wohin du verreist und was du dort tust, hat nichts in deiner Abwesenheitsnotiz zu suchen. Den Empfänger deiner Nachricht interessiert lediglich, dass du nicht erreichbar bist und wann er wieder mit einer Antwort von dir rechnen kann.

4. Rechtschreib- und Tippfehler

Achte darauf, dass sich keine Rechtschreib- und Tippfehler in deine Abwesenheitsbenachrichtigung einschleichen. Der Empfänger gewinnt sonst schnell den Eindruck, dass du beim Verfassen schon in Urlaubsstimmung warst. Überprüfe insbesondere die genannten Daten noch einmal genau – damit du statt zwei Wochen nicht plötzlich ein ganzes Jahr im Urlaub bist.

5. Grüße vom Strand und vermeintliche spaßige Abwesenheitsnotizen

In deiner Abwesenheitsbenachrichtigung haben Urlaubsgrüße nichts zu suchen. Der Empfänger deiner Nachricht hat nämlich gerade ganz offensichtlich keinen Urlaub, sondern ein geschäftliches Anliegen, das er klären möchte. Bleibe also besser sachlich. Auch spaßige Nachrichten wie „Ihre Nachricht wird nicht gelesen, sondern sofort gelöscht“ haben nichts mit einer professionellen Korrespondenz zu tun.