Von Judith: Was tun gegen Prokrastination am Arbeitsplatz?

7 Tipps für effizienteres Arbeiten

Statt konzentriert an einer Aufgabe zu arbeiten, surfst du durchs Internet, sortierst Papiere oder holst dir zum dritten Mal eine Tasse Kaffee? Zeitgleich rücken wichtige Deadlines näher und der Druck wächst. Die Folge: Stress, Frust und verlorene Zeit. Die Prokrastination lässt grüßen! Doch wie schaffst du es, aus dieser Spirale auszubrechen und deine Arbeit effizienter zu erledigen? Mit den folgenden Tipps kannst du deinen Arbeitsalltag produktiver und gleichzeitig entspannter gestalten.

Unsere 7 praxiserprobten Strategien gegen Prokrastination

1. Setze klare Prioritäten

Manchmal fühlt sich die To-do-Liste endlos an, und du weißt nicht, wo du anfangen sollst. Die Folge: Du tust erst einmal gar nichts. Hier hilft es, Prioritäten zu setzen. Teile deine Aufgaben in die Kategorien „wichtig und dringend“, „wichtig, aber nicht dringend“, „nicht wichtig, aber dringend“ sowie „nicht wichtig und nicht dringend“ ein. Diese Methode, auch bekannt als Eisenhower-Matrix, bringt Struktur in deinen Tag. Aufgaben werden hierbei in vier Kategorien eingeteilt: „Wichtig und dringend“ umfasst zeitkritische Dinge, die sofort erledigt werden sollten. „Wichtig, aber nicht dringend“ steht für Aufgaben, die deine Aufmerksamkeit zu einem späteren Zeitpunkt erfordern. „Nicht wichtig, aber dringend“ beschreibt Tätigkeiten, die delegiert werden können, während „Nicht wichtig und nicht dringend“ Aktivitäten sind, die du vermeiden oder eliminieren solltest. Beginne mit den Aufgaben, die sowohl wichtig als auch dringend sind. So gehst du sicher, dass du das Wesentliche erledigst, bevor du dich den weniger drängenden Themen widmest.

2. Schaffe eine produktive Umgebung

Deine Umgebung hat einen großen Einfluss auf deine Konzentration und Effizienz. Schalte Ablenkungen aus, indem du Benachrichtigungen auf deinem Smartphone und Computer deaktivierst. Ein aufgeräumter Schreibtisch sorgt für Klarheit und minimiert visuelle Reize, die dich vom Wesentlichen ablenken könnten. Wenn du bemerkst, dass du feststeckst, hilft manchmal auch ein Tapetenwechsel: Arbeite zum Beispiel an einem Stehtisch oder in einem ruhigen Nebenraum. Solche Veränderungen schaffen frische Impulse und fördern kreatives Denken. Auch das Arbeiten im Homeoffice kann neue Perspektiven schaffen.

3. Arbeite mit festen Zeitblöcken

Die Pomodoro-Technik ist eine bewährte Methode, um deine Aufmerksamkeit zu bündeln. Arbeite 25 Minuten intensiv an einer Aufgabe, bevor du eine kurze Pause von fünf Minuten einlegst. Nach vier solcher Einheiten gönnst du dir eine längere Pause von 15 bis 30 Minuten. Diese Struktur hilft dir, den Tag in überschaubare Abschnitte zu unterteilen. Die regelmäßigen Pausen fördern deine Erholung und verhindern, dass du im Laufe des Tages ermüdest.

4. Vermeide Multitasking

Auch wenn es verlockend klingt, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun: Multitasking ist ein Produktivitätskiller. Unser Gehirn ist darauf ausgelegt, sich auf eine Aufgabe zu konzentrieren. Wenn du zwischen verschiedenen Tätigkeiten hin- und herwechselst, verlierst du Zeit und Energie. Unser Tipp: Widme dich einer Aufgabe nach der anderen, um bessere Ergebnisse in kürzerer Zeit zu erzielen.

5. Belohne dich selbst

Die Motivation lässt sich steigern, wenn du auch kleine Erfolge feierst. Nach dem Abschluss einer Aufgabe kannst du dir zum Beispiel einen kurzen Spaziergang, eine Pause mit deinem Lieblingssnack oder ein paar Minuten Entspannung gönnen. Belohnungen trainieren dein Gehirn darauf, konzentriertes Arbeiten mit positiven Gefühlen zu verbinden. So fällt es dir leichter, auch künftige Herausforderungen anzugehen.

6. Große Aufgaben in kleine Schritte zerlegen

Wenn eine Aufgabe einschüchternd wirkt, ist die Versuchung groß, sie aufzuschieben. Zerlege sie in kleinere, handhabbare Schritte. Beispiel: Statt „Präsentation erstellen“ kannst du konkrete Teilaufgaben definieren wie „Themen recherchieren“, „Folie für die Einleitung erstellen“ oder „Diagramm hinzufügen“. Jeder abgeschlossene Schritt liefert ein Erfolgserlebnis, das dich weiter motiviert.

7. Setze dir realistische Ziele

Oft führt Prokrastination dazu, dass wir uns überfordert fühlen. Nimm dir erreichbare Ziele vor und plane ausreichend Zeitreserven ein, um unvorhergesehene Hindernisse bewältigen zu können. Realistische Erwartungen sorgen für machbare Arbeitspakete und verhindern Frustration. Erfolgserlebnisse, selbst bei kleinen Fortschritten, sind eine starke Motivation, um am Ball zu bleiben.

Fazit

Prokrastination muss kein Dauerzustand sein. Mit der richtigen Strategie kannst du deine Aufgaben effizienter erledigen und gleichzeitig Stress reduzieren. Setze Prioritäten, schaffe eine motivierende Arbeitsumgebung und arbeite in klaren Zeitblöcken. Fang mit kleinen Änderungen an und beobachte, wie deine Produktivität zunimmt. Welcher Tipp wird dein persönlicher Favorit? Probiere es aus und finde deinen Weg zu mehr Fokus und Zufriedenheit im Job!