Von Judith: Unser E-Mail-Knigge für den Job

Tipps für deine E-Mail-Kommunikation im Berufsalltag

Die Kommunikation via E-Mail gilt als schnell und unkompliziert. Doch E-Mails können im Berufsalltag für viel Ärger sorgen: Sei es durch fehlende Anhänge, versehentliches Absenden an die falschen Empfänger*innen, unklare Formulierungen oder das Weiterleiten an unbeteiligte Kolleg*innen.

Wahrscheinlich schreibst auch du tagtäglich viele berufliche Mails und bekommst ebenso viele ins Postfach geliefert. Dann ist es dir vielleicht auch schon passiert, dass du dich fragst, warum du eine bestimmte E-Mail bekommen hast oder was dir der Absender mit seiner Nachricht sagen möchte. Oftmals ist auch unklar, ob aus einer E-Mail ein Arbeitsauftrag resultiert oder ob es sich um eine reine Information handelt.

Im Berufsalltag sorgen E-Mails häufig für Missverständnisse und Unklarheiten. Auch Fehltritte in kleinere und größere Fettnäpfchen sind keine Seltenheit. Immer wieder kommt es vor, dass die Empfänger*innen verärgert oder verwirrt sind, weil sie eine missverständliche, unhöfliche oder einfach eine schlecht formulierte E-Mail erhalten.

Für jede Art der Kommunikation gelten bestimmte Regeln – auch E-Mails sind hiervon nicht ausgenommen. Unser E-Mail-Knigge hilft dir weiter. Wenn du unsere Tipps beachtest, wird es dir leichtfallen, informative und verständliche Mails zu schreiben!

Diese 6 essenziellen Punkte solltest du beim Schreiben einer beruflichen Mail beachten

1. Betreffzeile

Erkläre in der Betreffzeile möglichst präzise und knapp, worum es in deiner E-Mail geht. Je prägnanter dein Betreff ist, desto höher ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass die Empfänger*innen deine Nachricht öffnen. Der Betreff spielt aber auch eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, eine Nachricht in der täglichen E-Mail-Flut wiederzufinden.

2. Anrede

Eine persönliche Anrede sollte schon allein aus Höflichkeitsgründen in keiner Mail fehlen. Bei einem Erstkontakt bist du mit „Sehr geehrter Herr …“ bzw. „Sehr geehrte Frau …“ auf der sicheren Seite. Bei häufigerem Kontakt darf die Anrede unter Umständen auch lockerer ausfallen. Wichtig ist aber auf jeden Fall, dass du auf die richtige Schreibweise des Namens achtest. Niemand mag es, wenn der eigene Name falsch geschrieben wird. Lege deshalb hier besondere Sorgfalt an den Tag. Sollte der Name besonders kompliziert sein, kannst du ihn zum Beispiel auch aus der E-Mail-Signatur kopieren. Achte dann aber unbedingt darauf, dass die Formatierung in deiner E-Mail einheitlich ist und nicht beispielsweise die Schriftart oder -größe wechselt.

3. Inhalt

Für den Inhalt deiner E-Mail gilt: Halte dich so kurz wie möglich. Die Empfänger*innen deiner Nachricht werden es zu schätzen wissen, wenn du schnell auf den Punkt kommst und relevante Informationen lieferst. Ganz wichtig ist auch, dass du dein Anliegen deutlich machst. Erwartest du zum Beispiel eine Antwort? Oder benötigst du die angeforderten Informationen bis zu einem bestimmten Zeitpunkt? Sollte deine E-Mail zu lang werden, dann stell dir die Frage, ob der Inhalt nicht lieber persönlich bzw. am Telefon besprochen werden sollte. Die Ergebnisse können dann anschließend in einer Mail zusammengefasst werden, um weitere Personen zu informieren.

4. Absätze

Bei längeren E-Mails solltest du unbedingt auch auf die Formatierung achten. Mit sinnvoll gesetzten Absätzen hilfst du den Empfänger*innen dabei, den Inhalt deiner Nachricht schnell und leicht zu erfassen. Gezielte Fettmarkierungen können ebenfalls hilfreich sein.

5. Schluss

Beende deine E-Mail immer mit einer höflichen Grußformel. Für formellere Mails bietet sich der Klassiker „Mit freundlichen Grüßen“ an. Wahlweise kannst du zum Beispiel auch „Freundliche Grüße“ nutzen. Soll es weniger formell sein, bietet sich der Abschluss mit „Beste, herzliche bzw. viele Grüße“ an.

6. Signatur

Für geschäftlich verschickte E-Mails gelten die gleichen Anforderungen wie für einen Geschäftsbrief. Eine Signatur mit Firmennamen, Rechtsform, Anschrift etc. darf deshalb nicht fehlen. In eine vollständige Signatur gehören zudem dein Vor- und Zuname sowie deine geschäftliche Telefonnummer und E-Mail-Adresse. So können die Empfänger*innen deine E-Mail leicht zuordnen und dich bei Rückfragen zum Beispiel telefonisch kontaktieren.

E-Mail-Etikette: Darauf solltest du beim Verfassen einer Business-E-Mail noch achten

Empfängerkreis auswählen

Große Verteiler und die daraus entstehende Flut an E-Mails sorgen oft für Ärger und Missverständnisse. Reduziere deshalb den Empfängerkreis auf die Personen, für die deine Mail auch wirklich relevant ist. In Kopie (CC) kannst du die Personen setzen, die nur informiert werden sollen, die aber nicht reagieren müssen. Denke aber daran, dass jeder die Mail-Adressen in der CC-Zeile sehen kann. Blindkopien (BCC) solltest du nur in Ausnahmefällen nutzen. Und auch wenn du auf eine E-Mail-Korrespondenz mit vielen Beteiligten reagierst, ist „Allen antworten“ selten die beste Option. Überlege dir deshalb genau, für wen deine Antwort interessant ist.

Tipp: Wenn du eine neue E-Mail verfasst, dann wähle erst zum Schluss den Empfängerkreis aus. So kannst du verhindern, dass du aus Versehen deine E-Mail verschickst, bevor du deine Nachricht noch einmal überprüft hast.

Korrektur lesen

Nicht jeder peinliche Tipp- oder Grammatikfehler wird von der Rechtschreibprüfung erkannt. Vor dem Versenden deiner Nachricht solltest du deshalb unbedingt einen kurzen Korrekturdurchgang einlegen. Achte dabei neben der Orthografie und Interpunktion auch darauf, dass der Inhalt leicht verständlich ist und du keine unnötigen Ausschweifungen eingebaut hast. Durch ein paar Minuten mehr Aufwand kannst du sicherstellen, dass deine Mail einen professionellen Eindruck hinterlässt.

Passende Formulierungen und angemessener Ton

Denk immer daran: Der Ton deiner E-Mail ist genauso wichtig wie der Inhalt. In der schriftlichen Kommunikation fehlen zentrale Dinge wie Mimik, Gestik und Tonalität, die im persönlichen Gespräch ganz selbstverständlich wahrgenommen werden. Fallen solche zentralen Elemente weg, kann es schnell passieren, dass die Empfänger*innen deine Nachricht falsch verstehen und sich zum Beispiel angegriffen fühlen. Verfasse daher im Zweifelsfall deine E-Mail lieber besonders höflich.

Auf Ironie verzichten

Ganz wichtig ist auch, dass du bei geschäftlichen E-Mails auf Ironie verzichtest. Ironische Aussagen sind im Geschriebenen noch schwerer zu entlarven als im gesprochenen Kontext. Auch wenn du es nach deinem eigenen Empfinden sehr deutlich machst, dass du etwas ironisch meinst, ist es für den Empfänger vielleicht schwer herauszulesen. Vermeide Ironie deshalb lieber komplett in deinen Business-Mails!

An den Anhang denken

Bei Anhängen gilt grundsätzlich, dass du immer nur das Nötigste mitschicken solltest. Achte außerdem unbedingt darauf, dass die Dateianhänge nicht zu groß sind, um das Postfach des Adressaten nicht zu verstopfen. Bei sehr großen oder sehr vielen Anhängen ist es sinnvoller, auf Cloud-Dienste zurückzugreifen. Denke immer daran, ganz zum Schluss noch einmal zu überprüfen, ob du den in der Nachricht erwähnten Anhang auch wirklich angehängt hast und ob es sich um die richtigen Dokumente im passenden Format handelt.

Keine Emoticons und Versalien

Auf den Gebrauch von Emoticons solltest du in geschäftlichen E-Mails besser verzichten. Auch wenn die freundlichen Smileys mittlerweile in Messenger-Chats nicht mehr wegzudenken sind, können sie in Business-Mails schnell einen unprofessionellen Eindruck erwecken. Ein No-Go ist auch das Schreiben von Wörtern in Großbuchstaben. Versalien gelten als Schreien und sind alles andere als höflich oder für eine geschäftliche Mail angemessen.

Kurze Antwortzeiten

Wenn du tagtäglich viele Mails bekommst, dann gilt es zu sortieren und zu priorisieren. Denn der größte Vorteil der elektronischen Post ist zugleich auch ihr Nachteil: Wer schnell eine Nachricht versenden kann, erwartet in der Regel auch eine rasche Antwort. Die Faustregel lautet hier, dass du innerhalb von 24 Stunden antworten solltest. In manchen Fällen kann auch eine Eingangsbestätigung sinnvoll sein, in der du den Empfang der Mail bestätigst und sagst, dass du dich um das Anliegen bzw. die Aufgabe kümmern wirst.

Fazit

Unser E-Mail-Knigge hilft dir dabei, peinliche Fettnäpfchen im Berufsalltag zu umgehen und Missverständnisse zu vermeiden. Mit unseren Tipps bist du perfekt für jede Business-Mail gerüstet!