Von Judith: Tipps für eine bessere Selbstorganisation im Job

So gestaltest du deinen Arbeitsalltag strukturierter!

Fehlende Selbstorganisation kann dir das Leben unnötig schwer machen. Ob wichtige Aufgaben vergessen oder eine Deadline verschwitzen – wenn sich Chaos in deinem Arbeitsalltag breit macht, wirkt sich das negativ auf deine Arbeitsleistung aus. Eine kluge Selbstorganisation ist ein wesentlicher Schlüssel für deine Produktivität und Zielerreichung.

Bei der Selbstorganisation geht es darum, Aufgaben strukturiert zu bewältigen. Ordnungsliebe und Organisationstalent mögen dabei wie eine angeborene Eigenschaft erscheinen – entweder man hat sie oder man hat sie nicht. Aber tatsächlich kannst du Selbstorganisation wie andere Soft Skills auch erlernen und verbessern.

Warum ist Selbstorganisation im Arbeitsalltag so wichtig?

Insbesondere im Beruf ist eine optimale Selbstorganisation ein wichtiger Bestandteil des Alltags. Organisierte und ordnungsliebende Menschen vergessen deutlich seltener wichtige Aufgaben und fühlen sich weniger gestresst.

Wenn du perfekt organisiert bist, erlebst du zahlreiche Vorteile – allen voran eine verbesserte Work-Life-Balance. Mit geringem Aufwand kannst auch du deinen Alltag besser organisieren, Stress vermeiden und deine Arbeitsleistung steigern.

Welche Vorteile bietet dir die Selbstorganisation?

Du sparst Zeit:

Eine klare Ordnung kann dir dabei helfen, eine Menge Zeit zu sparen. Mit der richtigen Organisation wird es dir gelingen, unnötige Zeitfresser zu erkennen und zu beheben. Außerdem weißt du immer, welche Aufgaben bis wann erledigt und welche Schritte als nächstes angegangen werden müssen. So kannst du anfallende Arbeiten schneller bearbeiten und hast am Ende des Tages mehr Zeit für andere Dinge zur Verfügung.

Weniger Stress:

Stress entsteht zum Beispiel dann, wenn du das Gefühl hast, den Erwartungen nicht gerecht zu werden oder deine Projekte nicht rechtzeitig zu schaffen. Du wirst dann hektisch und setzt dich selbst unter Druck. Eine optimale Selbstorganisation kann dir dabei helfen, diesen Stress zu vermeiden, bevor er überhaupt erst aufkommt. Je organisierter du bei deiner Arbeit vorgehst, desto leichter wird es dir fallen, den Überblick zu behalten, Prioritäten zu setzen und so die wichtigen Dinge zur richtigen Zeit anzugehen, um am Ende alles in Ruhe zu erledigen.

Du erreichst deine Ziele:

Wenn du unorganisiert arbeitest, kann es sein, dass du dich auf deinem Weg verrennst und am Ende nicht dort ankommst, wo du eigentlich hinwolltest. Mit der richtigen Selbstorganisation verlierst du dein Ziel nicht aus den Augen und wirst es so am Ende erreichen – auch wenn du vielleicht zwischendurch einen Umweg nehmen musst.

Mehr Raum für Kreativität:

Vielleicht kennst du das Gefühl: Du hast eine Liste an Aufgaben im Kopf und denkst ständig darüber nach, was du noch alles erledigen musst. Diese gedankliche To-do-Liste beeinträchtigt deine Konzentration auf das Wesentliche erheblich. Wenn du es schaffst, diese Dinge durch Selbstorganisation aus deinem Kopf zu verbannen, hast du automatisch mehr freie Kapazitäten für konzentriertes und kreatives Arbeiten.

7 Tipps zur Umsetzung einer besseren Selbstorganisation

1. Sorge für einen aufgeräumten Arbeitsplatz:

Um strukturiert arbeiten zu können, brauchst du ein aufgeräumtes und strukturiertes Umfeld. Räume deinen Schreibtisch auf und sorge auch auf deinem PC für Ordnung. Das Sortieren und auch das sinnvolle Benennen von Dokumenten helfen dir dabei, Dinge zu einem späteren Zeitpunkt schneller wiederzufinden.

2. Schreibe To-do-Listen:

Eine To-do-Liste zu erstellen, dauert nur wenige Minuten, kann aber am Ende des Tages einen echten Unterschied machen. Das Aufschreiben von Aufgaben, Terminen und Deadlines ist ein wichtiger Schritt für eine verbesserte Selbstorganisation. Die To-do-Liste sorgt dafür, dass du zu jeder Zeit den Überblick behältst und weißt, was noch ansteht. So hast du den Kopf frei und kannst konzentriert die einzelnen Punkte abarbeiten. Natürlich darf auch nicht das befriedigende Gefühl vergessen werden, wenn du die erledigten Punkte auf deiner Liste abhaken kannst. So verdeutlichst du dir, was du schon alles geschafft hast.

3. Vermeide Ablenkungen:

Ablenkungen zählen zu den größten Produktivitätskillern im Arbeitsalltag. Deshalb kann es hilfreich sein, wenn du dir Zeiten vornimmst, in denen du ganz fokussiert arbeitest. Leg dann dein Handy außer Reichweite und versuche, auch alle anderen möglichen Ablenkungen weitestgehend zu eliminieren. Wenn dir während dieser Zeit etwas einfällt, was du noch machen bzw. nachschauen musst, dann füge diese Aufgaben deiner To-do-Liste hinzu. Die aufgeschriebenen Punkte kannst du dann zu einem späteren Zeitpunkt gebündelt erledigen. Denk auch während des fokussierten Arbeitens immer daran, dir alle 60 bis 90 Minuten eine Verschnaufpause zu gönnen. Pausen sind für deine Produktivität und Kreativität enorm wichtig!

4. Finde Routinen:

Routinen sind ein ganz essenzieller Baustein deiner Selbstorganisation. Sie helfen dir dabei, deinen Arbeitstag strukturiert zu bestreiten. Am Anfang wird es dir vielleicht noch schwerfallen, gleichbleibende Tagesabläufe zu gestalten, aber du wirst sehen: Mit der Zeit werden sich dein Körper und Geist an den neuen Rhythmus gewöhnen.

5. Setze Prioritäten und vermeide Multitasking:

Im richtigen Moment zu entscheiden, was wichtig und was unwichtig ist, ist eine Schlüsselkompetenz für erfolgreiches Arbeiten. Es ist ein Trugschluss zu glauben, dass du besser arbeitest, wenn du alles parallel anpackst. Multitasking führt oft dazu, dass du mehr Fehler machst, du Wichtiges vergisst und am Ende ein schlechteres Ergebnis herauskommt. Setze stattdessen Prioritäten und arbeite die anstehenden Aufgaben der Reihe nach konzentriert ab.

6. Unterteile große Projekte in kleinere Aufgaben:

Mach dir das Leben leichter und zerlege große Projekte in kleinere Schritte. Da du nicht vor einem schier unüberwindbaren Berg an Aufgaben stehst, wird es dir einfacher fallen, loszulegen. Dank der Teilschritte, die du Stück für Stück angehst, wirst du auch schneller Erfolge sehen. So bleibt deine Motivation langfristig erhalten.

7. Setze dir selbst Fristen:

Es mag vielleicht seltsam klingen, aber es wird dir guttun, wenn du dich selbst zeitlich etwas unter Druck setzt. Lege zu Beginn fest, wie lange du mit der jeweiligen Arbeit brauchen möchtest. So gibst du dir keinen Freiraum, um zu trödeln oder Projekte aufzuschieben. Wichtig ist dabei aber immer, dass du dir realistische Fristen setzt, die du ohne Stress schaffen kannst.

Fazit

Ob im Arbeits- oder Privatleben – Selbstorganisation hilft dir dabei, die zur Verfügung stehende Zeit effizienter zu nutzen. Doch nicht allen Menschen fällt es gleich leicht, sich selbst zu organisieren. Vielleicht gehörst du zu denjenigen, die sich Selbstorganisation mit Disziplin und Geduld antrainieren müssen. Mit unseren Tipps kannst du eine perfekte Selbstorganisation Schritt für Schritt lernen!