Von Judith: So planst du deine Urlaubsvertretung optimal

Genieße mit der richtigen Vorbereitung deinen Urlaub unbeschwert!

Sommerzeit ist Ferienzeit – wenn du dich demnächst in den Urlaub verabschiedest, dann solltest du jetzt weiterlesen. Wir zeigen dir, wie du deine Abwesenheit optimal vorbereitest und an welche Dinge du im Vorfeld denken solltest.

Der Urlaub ist gebucht und die Koffer sind gepackt? Damit du deine Auszeit unbeschwert genießen kannst, fehlt jetzt nur noch die Urlaubsvertretung! Eine gründliche Vorbereitung deiner Urlaubsübergabe gibt dir das gute Gefühl, dass während deiner Abwesenheit alles geregelt ist. Schließlich möchtest du dich im Urlaub erholen und entspannen und mal nicht an die Arbeit denken.

Und auch nach dem Urlaub wirst du froh sein, wenn du etwas Zeit in eine sorgfältige Urlaubsübergabe investiert hast. Denn die Erholung deiner Auszeit wird schnell zunichtegemacht, wenn du bei deiner Rückkehr Chaos an deinem Arbeitsplatz vorfindest und von einem Stapel liegen gebliebener Aufgaben begrüßt wirst.

Wir zeigen dir, welche Punkte du bei der Planung deiner Urlaubsvertretung beachten musst. Außerdem geben wir dir nützliche Tipps zur Organisation, damit du mit gutem Gewissen sagen kannst: „Ich bin dann mal weg!“

7 hilfreiche Tipps für die Planung deiner Urlaubsvertretung

1. Wer vertritt dich?

Kläre schon einige Zeit vor deinem Urlaub, wer dich während deiner Abwesenheit vertreten wird. In der Regel obliegt es deinem Chef bzw. Vorgesetzten, zu bestimmen, wer während deiner Abwesenheit deine Aufgaben übernimmt. Vielleicht kannst du aber auch jemanden empfehlen? In manchen Fällen kann es auch sinnvoll sein, die Aufgaben auf zwei Mitarbeiter zu verteilen, um den Mehraufwand für die Kollegen im Rahmen zu halten.

2. Wissen alle Kollegen rechtzeitig Bescheid?

Erinnere nicht nur deine Urlaubsvertretung, sondern auch alle anderen Kollegen, die eng mit dir zusammenarbeiten, rechtzeitig daran, dass du dich in den nächsten Tagen in den Urlaub verabschieden wirst. So sind alle optimal vorbereitet, können sich auf deine Abwesenheit einstellen und noch dringende Fragen klären.

3. Sind alle wichtigen Aufgaben erledigt?

Vermeide es nach Möglichkeit, sehr wichtige, schwierige oder lästige Aufgaben deiner Urlaubsvertretung zu hinterlassen. Das zeugt nicht gerade von Teamgeist und deine Vertretung muss schließlich auch noch ihre eigenen Aufgaben erledigen. Damit du nichts vergisst, kannst du im Vorfeld eine To-do-Liste schreiben, auf der du mit klaren Prioritäten festhältst, was du noch erledigen musst.

4. Ist die Übergabe organisiert?

Spätestens am letzten Tag vor deinem Urlaub ist es Zeit, die genaue Übergabe zu organisieren. Am besten gibst du deiner Vertretung etwas Handfestes mit, wie zum Beispiel ein Dokument, das alle wichtigen Informationen übersichtlich enthält.

Folgende Fragen solltest du beantworten:

• Welche Projekte sind noch offen?
• Was muss bei den einzelnen Projekten noch erledigt werden?
• Welche Deadlines sind für die Urlaubsvertretung wichtig bzw. müssen eingehalten werden?
• Wer sind die internen und externen Ansprechpartner für die offenen Projekte?
• Welche Projekte sind am wichtigsten und müssen zuerst bearbeitet werden?
• Welche Fragen könnten während deiner Abwesenheit aufkommen?
• Gibt es hilfreiche Leitfäden oder Links, die du deiner Vertretung an die Hand geben kannst?
• Braucht deine Vertretung Passwörter und Zugänge zu Software?
• Wer soll kontaktiert werden, wenn es Probleme gibt?

Sprich nach Möglichkeit alle Projekte mit deiner Vertretung kurz durch. Insbesondere, wenn es sich um Aufgaben handelt, die deine Urlaubsvertretung vielleicht nicht so gut kennt, kommt bestimmt die eine oder andere Rückfrage auf.

5. Was muss nach deiner Rückkehr erledigt werden?

So kurz vor deinem Urlaub ist auch der ideale Zeitpunkt, um eine To-do-Liste für die Zeit nach deiner Rückkehr zu schreiben. Auf dieser Liste notierst du alle Aufgaben, die nach deiner Anwesenheit anstehen. So musst du während deines Urlaubs nicht ständig darüber nachdenken, welche Projekte auf dich zukommen und ob du vielleicht etwas vergessen hast.

6. Ist dein Schreibtisch aufgeräumt?

Im Rahmen deiner Urlaubsvorbereitung solltest du auch deinem Schreibtisch etwas Aufmerksamkeit zukommen lassen. Schließlich möchtest du nach deiner Rückkehr einen ordentlichen Schreibtisch vorfinden und dich voller Tatendrang in neue Projekte stürzen – und nicht vom alten Chaos erschlagen werden.

7. Ist deine Abwesenheitsnotiz aktiv?

Deine Kollegen, Kunden und andere wichtige Kontakte hast du natürlich im Vorfeld schon über deinen anstehenden Urlaub informiert. Trotzdem solltest du für deinen E-Mail-Account eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Darin gibst du folgende Informationen an:

• den genauen Zeitraum deines Urlaubs
• den Namen und die Kontaktdaten deiner Urlaubsvertretung
• einen Hinweis, ob deine Mails weitergeleitet werden

Weitere Tipps rund um die Abwesenheitsnotiz findest du übrigens auch in unserem Blogartikel: Wie formuliere ich eine gelungene Abwesenheitsnotiz?