Von Judith: Social Media Policy – Richtlinien für Mitarbeiter im Umgang mit Social Web

Social Media gewähren einen Einblick in das Leben ihrer Nutzer. Und die Arbeit gehört nun mal zum Leben dazu. Das berühmteste Selfie (ein mit Digitalkamera oder Smartphone aufgenommenes Selbstporträt) am Arbeitsplatz wurde auf der Oscar Zeremonie 2014 geschossen. Und das von US-Präsident Barack Obama, dem britischen Premier David Cameron und der dänischen Ministerpräsidentin Helle Thorning-Schmidt auf der Trauerfeier von Nelson Mandela erntete die hämischsten Kommentare. Soviel zum (un)angemessenen Umgang mit Social-Media-Kanälen.

Eine klare Social Media Policy regelt, einfach gesagt, wer, wann, wo und zu welchem Zweck Social-Media-Dienste in Ausübung des Arbeitsverhältnisses nutzen darf oder eben nicht darf. Sie ersetzt damit keine Social-Media-Kommunikationsstrategie, sondern klärt Mitarbeiter über ihre neue Verantwortung in Zeiten des Social Webs auf. Denn fast jeder von uns ist jederzeit im Internet als Mitarbeiter dieses oder jenes Unternehmens mit wenig Aufwand identifizierbar.

Im Vergleich zu ausländischen Arbeitgebern tun sich die deutschen Firmen noch schwer, eine Sammlung von Vorschriften oder zumindest Empfehlungen und Tipps für den Umgang mit Social Media für ihre Mitarbeiter herauszugeben. Und doch scheinen immer mehr Unternehmen, Städte und Gemeinden oder karitative und kulturelle Einrichtungen in Deutschland die Wichtigkeit des Verfassens von Social Media Richtlinien zum Umgang ihrer Mitarbeiter mit 2.0 Medien verstanden zu haben. Denn ein Selbstporträt vor dem firmeneigenen Messestand, kommentiert mit einem übermütig-frechen Spruch Richtung Konkurrenz, ist schnell gemacht und geteilt. Die Konsequenzen sind ebenfalls schnell und darüber hinaus unkalkulierbar und oft unschön.

Dazu sind Social Media Richtlinien da:

• um Klarheit und Sicherheit im Umgang mit Social Media zu schaffen
• um Rahmenbedingungen für die Nutzung von Social Media im Kontext der Marke und am Arbeitsplatz vorzugeben
• um die Mitarbeiter dazu anzuregen, „im Sinne des Unternehmens“ auf Social Media Kanälen zu kommunizieren. Wichtig ist: Kein Arbeitnehmer hat einen Anspruch darauf, von seinen Mitarbeitern durchweg gelobt zu werden.
• um das eigene Corporate Wording auf verschiedenen Kanälen voranzutreiben und zu festigen

Social Media Richtlinien – das sollte drin stehen:

• Eine klare Regelung im Bezug auf Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz
• Ein Hinweis auf die Eigenverantwortung der Mitarbeiter
• Ein Hinweis auf die Notwendigkeit zur Kennzeichnung von Content als private Meinung
• Ein Hinweis auf Verschwiegenheit, wenn es um vertrauliche Betriebs- und Kundeninterna geht
• Ein Hinweis auf Einhaltung der vorgegebenen Netiquette
• Ein Hinweis auf unbedingte Einhaltung von Urheberrecht, Markenrecht und Wettbewerbsrecht
• Ein Hinweis auf sprachlich respektvollen Umgang mit den Wettbewerbern
• Ein Hinweis auf Sicherheitsaspekte und Vermeidung von Spam
• Ein Hinweis auf Ansprechpartner im Unternehmen bei Fragen
• Ein Hinweis auf Rechtsfolgen bei Verstößen gegen die Social Media Policy
• Ein Hinweis zum Umfang der Nutzung

Wichtig ist auch, dass die Social Media Richtlinien für jeden Mitarbeiter gleichermaßen gelten, keinerlei Diskriminierung enthalten, leicht verständlich geschrieben und eindeutig, besonders im Bezug auf Verantwortlichkeiten und Konsequenzen, formuliert sind. Eine gemeinsame Erarbeitung und/oder Diskussion der Inhalte wäre ebenfalls wünschenswert.

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Viele der Punkte scheinen selbstverständlich zu sein oder sind ohnehin ein möglicher Bestandteil eines Arbeitsvertrages. Dennoch hat die Erfahrung vieler Unternehmen gezeigt, dass der Aufwand, alle diese Punkte in einem Dokument festzuhalten und den Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen, sich lohnt.

Autorin: Elena Abrams arbeitet als Teamleiterin in der Online-Redaktion von wwwe. Die studierte Social Media Managerin und Medien-/Kulturwissenschaftlerin bereiste mehrere Jahre als Autorin für Print und TV, Dokumentarfilmerin, Scout und Model China, Hong Kong, Singapur und Australien. Brennend interessiert sie sich für neue Trends in den Bereichen Social Media, Suchmaschinenoptimierung, E-Commerce & Online Journalismus.