Von Judith: Erfolgreiche Unternehmensführung Teil IX: Aufgaben geschickt delegieren

Sie haben im wwwe Blog bereits erfahren, dass das Führen die Hauptaufgabe eines Managers ist, während er nur einen geringen Anteil seiner Zeit auf Sachaufgaben verschwenden sollte. Eine gute Mitarbeiterführung setzt vor allem eines voraus: Die Fähigkeit Aufgaben geschickt  zu delegieren! Das heißt, dass Sie Verantwortung an andere abgeben müssen. Und genau daran scheitert es bei vielen „Führungskräften“. Häufig traut ein Vorgesetzter sich nicht, Aufgaben abzugeben. Nicht, weil er die anderen vor Arbeit schonen möchte, sondern weil er denkt, dass es keiner besser kann als er selbst.

Richtig ist, dass die Arbeit von einem Kollegen sicher anders angegangen wird, als Sie es tun würden. Aber deswegen ist der andere Weg nicht zwangsläufig falsch. Und letztendlich kommt es auf das Ergebnis an! Vertrauen Sie auf die Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter. Und geben Sie Ihnen die Freiheit, die Fähigkeiten einzusetzen. Nichts behindert Angestellte mehr in ihrer Arbeit, als ein Chef, der ständig über die Schulter schaut.

Intuition und Menschenkenntnis werden häufig als unwichtig abgetan. Für einen Manager sind sie eines der wichtigsten Arbeitsinstrumente. Beispielsweise müssen Sie einschätzen können, wer selbständig arbeiten kann. Bei ihm sollten Sie nur gelegentlich den Status abfragen. Andernfalls fühlt er sich zu sehr kontrolliert und das demotiviert ihn. Sein Kollege hingegen braucht vielleicht öfter mal ein kurzes Feedback von Ihnen, dass er auf dem richtigen Weg ist.

Als Manager ist es Ihre Aufgabe, die optimale Ausschöpfung der vorhandenen Ressourcen zu gewährleisten. Das heißt: Aufgaben an die Mitarbeiter verteilen und dabei für eine gleichmäßige Distribution sorgen. Es kann nicht der richtige Weg sein, wenn ein Mitarbeiter oder ganze Abteilungen Däumchen drehen, während sich auf Ihrem Schreibtisch die Aufgaben stapeln! In vielen Köpfen herrscht noch das Bild vor, dass ein Manager dann erfolgreich ist, wenn sein Schreibtisch vor Arbeit überquillt! Bitte lösen Sie sich von diesem Bild. Eine qualifizierte Führungskraft hat einen klar strukturierten, aufgeräumten Arbeitsplatz. Die Projekte stapeln sich ja auf den Schreibtischen der Geführten! Sie hingegen managen die Arbeitsabläufe und helfen der Abteilung dabei, die Aufgaben bestmöglich zu erledigen.

wwwe-Tipp: Erklären Sie, warum Sie jeweils wen mit welchem Projekt / Arbeitsschritt beauftragen. Wenn Sie immer nur munter Aufgaben verteilen, entsteht bei den Mitarbeitern schnell der Eindruck, dass Sie Ihre eigene Arbeit auf andere abwälzen. Das wiederum kann sich negativ auf die Motivation der Mitarbeiter auswirken. Mit der Begründung, dass Sie ihm die Aufgabe übertragen, weil er aufgrund seines Sachverstandes der dafür am besten geeignete Kollege ist, wird der Mitarbeiter die Aufgabe gerne übernehmen.

wwwe-Tipp: die Erteilung von Aufgaben im Vorbeigehen ist ein absolutes No-Go. Der Mitarbeiter weiß nicht, was er wie und bis wann erledigen soll. Er hat nicht die Zeit die Aufgabe reflektierend zu betrachten und gegebenenfalls Fragen zu stellen. Darüber hinaus ist unklar, welche Priorität die Aufgabe hat. Eine detaillierte Aufgabenstellung, die in Ruhe kommuniziert wird, grenzt Fehler weitestgehend aus. Und vermeidet dadurch Verzögerungen.

Natürlich muss Ihnen auch klar sein, welche Aufgaben Sie an welchen Mitarbeiter übertragen können. In der Regel ist nicht jeder Mitarbeiter für jedes Projekt gleich geeignet. Ursächlich hierfür ist in erster Linie die persönliche Qualifikation und Ausbildung des Einzelnen. Darüber hinaus sollte auch der Auslastung eines Kollegen Rechnung getragen werden. In einem Mitarbeitergespräch können Sie herausfinden, wo der Kollege gerade steht. Nach mehreren stressigen Projekten mit Zeitdruck, freut der Betroffene sich bestimmt auch mal über eine Aufgabe, bei der er ein bisschen entspannen kann. Im Gegenzug ist der Kollege bestimmt froh, wenn er eine neue Herausforderung bekommt, nachdem er zuvor eine langweilige Organisationsaufgabe übernommen hatte.

Während die Angestellten das Tagesgeschäft nach Ihren Vorgaben weitestgehend selbständig erledigen, können Sie sich den Aufgaben einer Führungskraft widmen. Wie das geht, erfahren Sie bald im wwwe Blog!

Übrigens: ein „guter“ Manager, kann sich im Urlaub ganz beruhigt der Erholung widmen. Wer auch im Urlaub nonstop arbeitet, macht etwas falsch! Dabei spricht nichts dagegen, für Notfälle erreichbar sein. Sind Ihre Mitarbeiter gut geführt, werden sie Sie auch nur in einem solchen stören!